【時代遅れではない？】報連相の重要性とできない人の改善策

仕事において、昔から「報連相」の重要性がよく提言される。

しかし、上位の職種に就いても、報連相ができなかったり、その重要性を認識できていない人も多い。

そこで、本記事では、報連相とは何か、報連相をできるようになるための対策を解説する。

また、最近登場した、報連相以外の情報共有の方法も解説する。

ビジネスの基礎「報連相」をマスターしよう。

報連相（ほうれんそう）とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字を取ったビジネス用語。

報告：業務の進捗や結果を上司に伝えること

連絡：進捗や業務情報を他の社員に伝えること

相談：上司や先輩社員からアドバイスを求めること

ここでは、報連相の目的を解説する。報連相はなぜ必要なのかを理解しよう。

業務効率化

仕事において、情報量は重要。

お互いがお互いの業務状況や関連情報を把握することで、各個人が進める業務の方向性や進め方の正しさを確認し、効率的に業務を進められるようになる。

トラブル回避

業務の状況を上司が把握することができ、誤った進め方であれば、軌道修正の指示ができる。

結果として、大事に至る前に、事前にトラブルを回避できる。

すぐ対策できる

トラブル発生時、上司が素早く対策するには、予め状況を把握しておくことが大切。

報連相により、業務状況を鮮度高く把握することができ、トラブル発生時の初動が早くなる。

信頼関係構築

人との接触回するが増えるほど、信頼関係が構築されていく傾向にある。

報連相を徹底することにより、自然と会話の機会が生まれ、信頼関係構築に繋がっていく。　

報連相で得られるメリットは多岐にわたるね。

ここでは、報連相ができないと、どんなことが起こるのかを解説する。

業務が非効率になる

報連相ができないと、お互いの業務状況が不透明な状態で仕事を進めることになる。

結果として、業務の方向性や進め方の誤りに気がつくことができず、手戻りや業務の重複が発生する。

事前にトラブルに気づけない

報連相ができないと、上司は誤った仕事の進め方に気がつくことができない。

その結果、トラブルが発生する前に、軌道修正の指示を出すことができず、大事に至ってしまう可能性もある。

問題発生時の初動が遅くなる

トラブルへの対処には状況の把握が必要。

上司が日頃から業務状況を把握できていないと、一から状況を確認する必要があり、問題発生時の初動が遅れてしまう。

周囲との信頼関係性を築きにくくなる

報連相ができないと、職場での会話の機会が減少する。

結果として、同僚や先輩社員との接触回数が減少し、信頼関係を築きにくくなってしまう。

報連相の目的の裏返しと考えるとわかりやすいね。

ここでは、報連相ができないと言われる人の特徴を紹介する。

言っていることが伝わらない

報連相ができないと言われる人は、上司や同僚に、業務進捗や関連情報を伝えようとするが、上手く伝えられない。

要点が絞れていなかったり、話す順序が適切でない場合が多く、構造化して話す練習を繰り返すことで対策できる。

手遅れになっている

報連相の頻度が少なく、報告したときにはトラブルを回避できない状況にあったり、大幅な手戻りが発生したりする。

意識的に報連相の頻度を上げることで、対策できる。

相手の都合を無視している

相手の都合を考えずに報連相を実施すると、相手があまり耳を傾けてくれなかったり、気分を害してしまうことがある。

相手の立場を意識して、報連相のタイミングを考えることで、対策できる。

報連相ができにない人も、改善すればすぐに対策できるね。

ここでは、報連相ができるようになるための対策を紹介する。

しっかり対策して、報連相をマスターしよう。

事実と意見を切り分ける

ビジネスの場面において、事実と意見の切り分けをすることで、より適切な判断ができるようになる。

判断の根拠となる事実と判断の参考にする意見を明確に切り分けて、上司に伝えることで、上司が判断しやすくなる。

具体的な対策は、以下の通り。

・事実を先に述べた上で、最後に補足する形で意見を述べる。

・意見を述べる前に、「これは私の意見ですが」という枕詞をつける。

結論ファーストで伝える

人は話を聞くとき、相手が主張したいことを想像しながら耳を傾ける。

自分が一番伝えたい結論を最初に伝えることで、相手は少ない負担で話を聞くことができる。

相手のネクストアクションを考える

報連相の場面において、相手が一番気になることは、自分が次にどんな行動を取るべきなのかであり、それが結論になることがほとんど。

相手のネクストアクションを最初に伝えることで、報連相の最低限の役割は達成できる。

具体的な対策は、以下の通り。

・報連相を実施する前に、相手のネクストアクションを考える。

・報連相の際は、相手のネクストアクションを最初に伝える。
例えば、「フィードバックが欲しい」「単純に情報を知っておいて欲しい」

適切なタイミング

適切な業務の進捗状況で、報連相を実施することで、手戻り少なく建設的なフィードバックを得ることができる。

感覚としては、業務が2割程度進んだら報告するのが最適。

多くの場合、自分が想像している以上に報連相の頻度を上げた方が、業務が上手く進むことが多い。

相手の都合を考える

報連相は相手の貴重な時間を使っている。

相手が多忙な時を可能な限り避け、相手が比較的話を聞いてくれそうなタイミングで報連相を実践するべき。

ただし、相手の都合が悪いからと言って、報連相を躊躇する必要はない。

報連相を実施するべきタイミングの中で、一番相手の都合が良さそうな時を狙って伝えるべき。

報連相は自分の意識次第で改善できる場合が多いね。

近年、報連相が時代遅れと言われることがある。その理由を解説する。

やや受動的

報連相は、相手の指示を仰ぐというニュアンスが大きい。

そのため、自分で自発的に考え、行動する力が身につかないと指摘される場合がある。

スピードが遅い

特に国内の会社においては、上下関係の意識が強い。

結果として、報連相の準備として、資料作成や会議設定に時間を取られ、逆に仕事の効率が落ちると指摘される場合がある。

形式にとらわれず、報連相本来の目的を認識することが大切だね。

最近では、報連相以外の情報共有の方法も提唱されている。

ここでは、3つの例を紹介する。

確連報

確連想とは、「確認」「連絡」「報告」の頭文字を取ったビジネス用語。

報連相の「相談」が「確認」に変わったことにより、相手の指示を仰ぐという受け身のニュアンスが抑えられ、自分の行動や仮説に対して意見をもらうという能動的なニュアンスになっている。

ソラ・アメ・カサ

ソラ・アメ・カサとは、空が曇っている（ソラ）⇒雨が降りそう（アメ）⇒傘を持って行こう（カサ）の思考の流れを示したビジネス用語。

「ソラ」は事実、「アメ」は解釈、「カサ」は判断を表している。

自分の思考をこれに当てはめることで、思考の漏れなく、相手に伝えられる。

雑相

雑相とは、雑談や相談を組み合わせたコミュニケーション方法。

話題を業務に絞らないことで、気軽に話すことができ、お互いの考えや価値観を理解しやすくなる。

本記事では、報連相とは何か、報連相をできるようになるための対策、報連相以外の情報共有の方法を解説した。

報連相は、ビジネスに必須のスキル。

一方、意識次第で明日からでも改善していけるのが特徴。

すべての土台となる報連相を徹底し、さらなる高みを目指そう。

ではまた！